الزامات رعایت 5S در زی خوراک

اصول کلی

نظافت و آراستگی بخشی از وظیفه همگانی کلیه نیروهای مجموعه زی خوراک می باشد. در زی خوراک نظافت چی به معنای یک شغل وجود ندارد و همه موظف هستند در امر تمیزی و آراستگی تمام سعی خود را انجام دهند.

نظام 5s به عنوان یک نظام مورد قبول مجموعه زی­ خوراک می باشد. که دارای موارد زیر است توقع داریم مسئول هر فروشگاه به دقت در حسن اجرای موارد زیر کوشا باشد.

سازماندهی :

به معنای تشخیص ضرور از غیر ضرور و اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت بر اولویت ها برای رهایی از غیر ضروری هاست.

• دور ریختن اشیایی که به آن­ها نیاز ندارید. این اشیا شامل اشیا مجازی در صفحه مانیتور نیز می باشد.
• رفع عیوب و خرابی­ها، همه افراد ملزم هستند نسبت به رفع عیوب تمام سیستم­های اطراف خودشان واکنش نشان دهند و نسبت به تعمیر آن اقدامات لازم را انجام دهند.
• مبارزه با علل آلودگی ها، (استفاده مناسب از دستگاه های تهویه مطبوع-ممنوع کردن کشیدن سیگار در محل کار-حمل و نقل مناسب غذا و کالا-استفاده مناسب از آب-برق و انرژی- قراردادن درپوش بر روی سطل زباله-تخلیه به موقع سطل های زباله)
• بازبینی پوشش ها و محفظه ها به منظور پیشگیری از علل آلودگی( بسته بندی مناسب قطعات در اتمام روز کاری- استفاده از درزگیر در پنجره ها-استفاده از درپوش برای فاضلاب ها)
• نظافت در محل کار (شستشوی مرتب کلیه سطوح کار-کلیه یخچال ها با حفظ موارد ایمنی- جمع آوری روغن های مستعمل- چربی گیری از سطوح درگیر با مواد غذایی)
• جلوگیری از آلودگی کف سالن ها (شستشوی منظم سالن ها)
• حذف آلودگی های گرد و غبار (استفاده از تهویه مطبوع-استفاده از اسپری مخصوص از بین بردن مگس- استفاده از عود جهت خوشبوسازی محیط)
• سازماندهی انبارها

نظم و ترتیب :

نظم و ترتیب عبارت است قرار دادن اشیاء در مکانهای مناسب و مرتب به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بکار بردن اشیای مورد نیاز ، بدون انجام جستجوهای بیهوده. هنگامی که هر چیز با توجه به کارکرد و در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدین منظور باید همه وسایل، اقلام و فرمهای مورد نیاز را که قبلا در اس یک شناسایی نموده و کارکرد هر یک از آنها را نیز مشخص نموده‌ایم را در جای مناسب قرار دهیم به نحوی که با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت دیگر قرار دادن اشیا در بهترین مکان به بهترین طریق ممکن و امکان دسترسی به آن با حداکثر سرعت (زیر ۳۰ ثانیه). نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

• اشیایی را که غالباً استفاده می کنیم، در محل کار قراردهیم (تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری)
• اشیایی را که به ندرت استفاده می کنیم در جایی دور از دسترس قرار دهیم (استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری که سوابق کاری سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد، استفاده از کتابخانه یا قفسه های مخصوص جهت قرار گرفتن کتابها و جزوات و دستورالعملها)
• برچسب گذاری و شناسایی کلیه زونکنها، فایلها، قفسه ها ( برچسب گذاری فایلها به نحوی که نشان دهنده محتویات آن باشد)
• استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فایلها و قرار دادن ملزومات اداری در جای خود، استقرار و طبقه بندی فرمها در قفسه های مخصوص، استفاده از کازیه جهت طبقه بندی نامه ها و یا کارهای در دست اجرا).
• آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان (بازگرداندن زونکن سوابق به محل بایگانی، مرتب کردن اقلام و وسائلی که روزانه با آن سر و کار داریم، قرار دادن صندلی پشت میز کار در هنگام ترک محل کار).
• علامت گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء و شناسایی افراد ( تابلو های مشخص کننده نام افراد و یا استفاده از تگهای شناسایی، مشخص شدن محل استقرار خودروهای شرکت، طراحی جانمایی میز کاری افراد ).
• نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات ( نصب پلاکاردهای تبلیغاتی شرکت در جاهای مناسب).
• طراحی اعلانات به نحوی که خواندن آنها آسان باشد ( استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن، طراحی زیبا و خوانا بودن ).
• جدا سازی قطعات معیوب از قطعات سالم به نحوی که قابل تشخیص باشد.

پاکیزه سازی :

پاکیزه سازی عبارت است از دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی. به عبارت دیگر پاکیزه سازی نوعی بازرسی است. بازبینی و پاکیزگی محیط کار برای حذف آلودگی مورد تأکید در این بخش از نظام «پنج اس»قرار دارد. برخی از لوازم، تجهیزات و مکان­ها لزوماً باید بسیار پاکیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند. بنابراین لازم است که آنها را دقیقاً شناسایی نموده و بر این باور بود که پاکیزه سازی تنها تمیز کردن محل کار و لوازم موجود در آن نیست بلکه پاکیزه سازی امکان انجام بازرسی و بازبینی را نیز بایستی فراهم آورد. به عبارت دیگر پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگه داشتن مداوم محیط، اموال و افراد و حذف و یا کنترل آلودگی و یادآوری این نکته که محل کار خود را همانند خانه خود بدانیم. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

• تعریف مسئولیتهای تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار (حفظ نظافت و پاکیزگی محیط کار هر یک از پرسنل، پاکیزگی و نظافت البسه پرسنل ).
• انجام بازبینی و پاکیزه سازی مستمر توسط مجری ارائه خدمات
• شناسایی و رفع خرابیهایی که در اثر نشتی ها فرسایش ها، ترک ها و غیره بوجود آمده است
• شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و یا کنترل آن
• تمیز کردن محل کار (شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی کننده، نظافت در انبار، جمع آوری لوازم مستعمل، تمیز کردن هر چیز بلافاصله بعداز کثیف شدن).
• حذف آلودگی‌های گرد و غبار (استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن ها، استفاده از فیلترهای صافی هوا، استفاده از کاورها، قرار دادن اقلام و اشیا در محفظه های دربسته).
• پاکیزه کردن محلهایی که از چشم افراد به دور است (زیر میزها، گوشه های اتاق، زیر ملزومات اداری و تجهیزات فنی، پشت پرده پنجره ها، فایل‌ها، کشوها و…).
• فعالیت های لازم به صورت رقابت جهت امتیاز دهی به فروشگاه ها و سرپرست های فروشگاه
• استانداردسازی : استانداردسازی عبارت است از کنترل و اصلاح دائمی سازماندهی ، نظم ، ترتیب و پاکیزگی. تاکید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است که با استفاده از چک لیستهای مناسب و استاندارد کردن مقررات با استفاده از نوآوری و خلاقیت، محیط کار را به نحوی استاندارد و کنترل نماید که همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
• بازبینی دوره ای (تشکیل کمیته بازرسی، بازرسی و بازدید از مجموعه تحت پوشش، برگزاری ممیزی داخلی).
• استفاده از علائم و نشانه ها ( علائم نشان دهنده جهت و راهنما ).
• علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص (در انبار مواد شیمیایی، تجهیزات با فشار کارکرد بالا ).
• علایم مربوط به تجهیزات خاموش کننده ( علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای سیستم اطفای حریق، تابلوهای سیگار کشیدن ممنوع ).
• تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه (آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر، تدوین دستورالعملهای کاری برای استفاده از تجهیزات ویژه ).
• برچسب­های نشان دهنده میزان دقت ابزار ( نصب میزان دقت تجهیزات و تاریخ اعتبار و کنترل برای آنها ).
• انضباط : انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یک وظیفه خاص. نکته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این کار را باید از طریق تکرار شیوه­های درست انجام کار و تمرین دادن آنان در این زمینه آغاز نمود. همچنین این تمرین­ها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می پذیرد، به عبارت دیگر انضباط فرآیند تکرار و تمرین انجام یک کار است. مثلاً کاملاً ضروری است که رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یک عادت درست درآید. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
• تمرین نظم و ترتیب ( آموزش ، نظارت مستمر ، ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط ).
• تمرین وقت شناسی ( آموزش استفاده بهینه از زمان، بخصوص در بخش تعمیرات در سالنها و برقراری جلسات ).
• توجه به زیبایی­ها و رعایت ظواهر ( استفاده از لباس­های کار مناسب در اداره و یا سازمان ).